les données gardées
Selon ce que vous demandez à vos clients, OKTO Fit garde :
- le questionnaire de santé avant l'activité physique (PAR-Q) ;
- le profil santé : grandeur, allergies, blessures et, si vous le demandez, médicaments ;
- les mesures, les bilans, les habitudes et les séances faites ;
- les photos de progression et les fichiers que le client dépose.
le consentement du client
Quand vous invitez un client, il remplit son questionnaire et coche lui-même chaque consentement : données de santé, courriels, textos. Les photos ont leur propre consentement.
Sans consentement, rien n'est gardé : une photo est refusée et le profil santé n'est pas enregistré. Chaque choix est noté avec sa date et le texte accepté. Le client peut le retirer en tout temps.
qui y a accès
Le dossier de santé s'ouvre seulement pour l'entraîneur qui suit ce client. Un administrateur du compte ne le voit pas par défaut, et une clé de programmation n'y a jamais accès.
Chaque lecture, téléchargement, ajout, modification, suppression ou export est inscrit au journal d'accès. Si la trace ne peut pas s'écrire, la lecture n'a pas lieu. Le journal est gardé cinq ans.
le chiffrement
Les réponses au PAR-Q, le profil du client, les notes de mesures, les photos et les fichiers déposés sont chiffrés avant d'être enregistrés (AES-256). Les pièces jointes des messages aussi.
Les photos de progression ne partent jamais par courriel ni par texto. Elles restent dans l'appli.
l'antivirus des fichiers
Chaque photo, fichier déposé et pièce jointe d'un message passe à l'antivirus avant d'être gardé. Le vrai type du fichier est vérifié : un programme déguisé en image est refusé.
Les dépôts du client acceptent les images, les PDF, les fichiers Word, Excel, CSV et texte.
sauvegardes et conservation
Les données du service sont sauvegardées chaque nuit, et une copie est gardée à un autre endroit.
Quand un suivi est terminé depuis 24 mois, les mesures, bilans, habitudes et photos de ce client sont effacés automatiquement. Une photo ou un fichier supprimé est détruit pour de bon 30 jours plus tard.
les droits de vos clients
- Accès et rectification : le client voit et corrige son profil dans l'appli.
- Portabilité : vous exportez son dossier de progression en un fichier ZIP (données structurées, photos et fichiers).
- Suppression : vous effacez son dossier de progression sur demande.
- Retrait : s'il retire son consentement aux photos, elles sont retirées dans la nuit.
Une demande peut aussi nous être écrite. Nous répondons dans les 30 jours.
qui répond des renseignements
OKTO Solutions agit comme fournisseur de l'entraîneur. Le responsable de la protection des renseignements personnels est Antonio Pazzi, président d'OKTO Solutions.
OKTO Solutions994, boulevard du Saint-Maurice, bureau 2, Trois-Rivières (Québec) G9A 3R3
info@oktosolutions.ca
Le détail est dans notre politique de confidentialité.
Les mentions légales de cette page ont été rédigées avec soin, mais l'entraîneur reste responsable de ses obligations envers ses clients, dont celle d'obtenir leur consentement. En cas d'incident de confidentialité présentant un risque de préjudice sérieux, nous avisons la Commission d'accès à l'information et les personnes touchées, comme la loi l'exige.
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